Toolentscheidung – welche Tools machen das Rennen?

Ihre Hersteller waren fleißig und nun kommen alle Fragebögen ausgefüllt zurück. Im nächsten Schritt können Sie nun alle Daten zentral in der sogenannten Bewertungsmatrix einpflegen. Mit dieser Übersicht treffen Sie sicher schon die ersten Entscheidungen.

Aber Achtung: An diesem Punkt ist es noch nicht möglich, eine Entscheidung gegen einen Hersteller zu treffen. Die Übersicht der Antworten gibt zwar schon eine klare Aussage über den Erfüllungsgrad einzelner Anforderungen, doch sollten Sie genauso die Kosten betrachten. Die Anforderung an Sie ist nun, die einzelnen Angaben der Hersteller in eine aussagekräftige Matrix einzutragen, denn jeder Hersteller arbeitet mit unterschiedlichen Lizenzmethoden, die nur schwer zu vergleichen sind. Hier empfehle ich Ihnen, einen Kostenschlüssel zu definieren, um auch entsprechend eine Aussage der Kosten treffen zu können.

Auf dieser Basis können Sie nun die ersten Entscheidungen treffen.

Ein Beispiel: Sie haben den Fragebogen an 10 Hersteller verschickt. Nun sollten nicht mehr als 5 Hersteller zu möglichen Demos eingeladen werden, da der Kosten- und Zeitaufwand ansonsten zu hoch ist.

Planen von Hersteller-Demos

Kümmern Sie sich zum einen rechtzeitig um Termine, Räume und Teilnehmer.

Zum anderen ist auch der Teilnehmerkreis einer Demo entscheidend in der späteren Entscheidung für eine Lösung. Es sollten all jene Personen teilnehmen, die irgendwie mit der Tool-Lösung oder Tool-Evaluierung in Berührung kommen. Weitere willkommene Entscheider sind selbstverständlich auch Nutzer.

Für eine fundierte Entscheidung ist es empfehlenswert, die Demos nach einem gleichen Ablauf zu planen. Geben Sie hierfür dem Hersteller eine Art Fallstudie, die dann im Ablauf der Demo gezeigt werden kann. Auch mögliche Fragen an alle Teilnehmer runden das Gesamtbild ab, damit wirklich jeder aktiv gefordert ist.

Ebenfalls empfehle ich eine Bewertungsmatrix für die Demo, damit jeder Teilnehmer sein persönliches Bild über Hersteller und Lösung direkt wiedergeben kann und eine zentrale, anschließende Bewertung fundierter erfolgt. Inhalte einer solchen Bewertungsmatrix können sein:

  • Unternehmensdarstellung
  • Fachkompetenz
  • Reaktion auf Fragen
  • Flexibilität bzgl. Zusatzaufgaben (evtl. Änderung / Abweichung von Fallstudie)
  • Einhalten der Vorgaben (Fallstudie & Zeit)
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Maskenlayout
  • Komplexität des Tools
  • Komplexität der Toolbedienung
  • Aufwand für Datenpflege / -Eingabe
  • Performance
  • Unterstützung der Prozesse
  • Funktionale Anforderungen
  • Workflow
  • Suche
  • Reporting
  • Komplexität des Customizing
  • Customizing-Aufwand

Demos durchführen

Idealerweise erfolgen die Demos der einzelnen Hersteller in geringen Abständen, sodass die Lösungen untereinander verglichen werden können. Für den ersten Einblick in eine Lösung ist ein Zeitfenster von einem halben Tag ausreichend.

Der Hersteller sollte im ersten Schritt das Unternehmen vorstellen und dann auf die Lösung anhand der Fallstudie eingehen. Zielgerichtete Fragen zwischendurch sichern den idealen Einblick in die Lösung und die mögliche Zusammenarbeit mit dem Hersteller.

Im Anschluss an jede Demo sollte der Projektleiter ein Fazit und/oder einen ersten Eindruck von allen Teilnehmern anfordern. So können direkt Vergleiche zu anderen Lösungen durchgeführt und mögliche Entscheidungen gefällt werden.

Anforderungsworkshops durchführen

Teilweise können nicht alle Anforderungen an eine Lösung innerhalb der Demo beantwortet werden. Daher sind weiterführende Workshops mit ausgewählten Herstellern sinnvoll. In diesen Workshops sollten alle Anforderungen mit dem Hersteller besprochen und schon notwendige Anpassungen und Aufwände festgehalten werden. Somit haben Sie wieder ein Kriterium mehr für die spätere Entscheidung.

Management Summary erstellen

Sind alle Demos und notwendigen Workshops durchgeführt, müssen alle Daten in eine zentrale Bewertungsmatrix eingepflegt werden. Auf Basis dieser Informationen können Sie dann fundierte Entscheidungen treffen. Zum Teil müssen Sie eventuell einzelne Kriterien gewichten, um ein potentielles Ranking der Herstellerlösungen aufzuzeigen.

Die Entscheidung

Sind alle Informationen und Kriterien zentral getroffen, wird die finale Entscheidungsrunde einberufen. Hierzu sollten Sie auch wieder alle Teilnehmer des Tool-Evaluierungsprozesses und der Demos einladen.

Final stellen Sie hier alle Informationen und Kriterien vor und treffen eine gemeinsame Entscheidung. Halten Sie diese schriftlich fest.

Ebenso sollten Sie auch die Gründe zur Ablehnung einzelner Hersteller festhalten und entsprechend kommunizieren, damit diese für die Zukunft ggfs. Veränderungen in ihren Darstellungen, Lösungen oder Prozessen durchführen können.

Das hier am Beispiel einer Evaluierung einer IT Service Management Lösung dargestellte Verfahren können Sie für alle Evaluierungen von Lösungstypen durchführen.

In meiner jahrelangen Erfahrung habe ich diverse Evaluierungen danach durchgeführt und immer gute Ergebnisse erzielt. Ich bin mir sicher, dass auch Ihnen diese Phasendarstellungen helfen, die für Sie richtige/n Lösung/en zu finden.

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