Das Methodische Vorgehensmodell im Detail: Phase 1

Einen Gesamtüberblick haben Sie schon zum Methodischen Vorgehensmodell für ein Kriterien basiertes Auswahlverfahren von Software-Lösungen, um ein ITIL-basiertes IT Service Management zu unterstützen. Heute möchte ich ein wenig mehr ins Detail gehen – mit dem Erläutern der Phase 1.

Phase 1: Initialisierung & Review

Diese Phase der Evaluierung ist im Grunde genommen wie ein Projektstart. Idealerweise ist das gesamte Projekt an einer Projekt Management Methodik angelehnt. Dadurch wird sichergestellt, dass:

  • ein Business Case vorhanden und das Projekt somit gerechtfertigt ist
  • Ergebnisse und deren Qualitätsstandards definiert sind
  • Kommunikationswege definiert und beteiligte Parteien möglichst früh in die Produktentwicklung involviert werden
  • Rollen und Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind
  • Ressourcen, Aufwände und Kosten entsprechend geplant wurden
  • Messkriterien aufgestellt sind, um Projekt(zwischen)ziele zu bewerten
  • die Qualität der zu liefernden Produkte ständig überprüft und gesichert wird

Das Projekt kann erst durchgeführt werden, wenn die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten definiert worden sind – wer ist Projektleiter, wer ist eine Eskalationsinstanz, etc. Der Projektleiter muss nun folgende Inhalte klären:

  • Dokumentation des Hintergrunds für das Projekt
  • Projektdefinition – erläutern, was das Projekt erreichen soll
  • Projektziele – was ist das Ziel (nach den SMART-Kriterien) des Projekts
  • Projektumfang und Ausschlüsse
  • Durchzuführende Arbeiten und/oder gewünschte Ergebnisse
  • Beschränkungen
  • Schnittstellen
  • Beschreibung, wie das Projekt die Business Strategie, Pläne oder Programme unterstützt
  • Gründe, warum das Projekt nötig ist
  • Projekttoleranzen
  • Kundenqualitätserwartungen
  • Akzeptanzkriterien
  • Bekannte Risiken und kritische Erfolgsfaktoren

SMART ist ein Akronym für „Specific-Measurable-Accepted-Realistic-Timely“ und unterstützt im Projektmanagement die eindeutige Definition von Zielen. Im Deutschen kann man den Begriff so übersetzen:

S | spezifisch – Ziele müssen eindeutig definiert sein (so präzise wie möglich)

M | messbar – Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).

A | ausführbar – Erreichbare Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein (Attraktivität)

R | realistisch – Ziele müssen möglich sein

T | terminierbar – Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss

Ein Ziel ist S.M.A.R.T. nur dann, wenn es diese fünf Bedingungen erfüllt.

Mit diesem Vorgehen in Phase 1 ist schon mal ein wesentlicher Grundstock gelegt. Im nächsten Blog geht’s um Details zur Analyse der Anforderungen, den Zielpersonen, dem Anforderungskatalog sowie unterschiedlichster Kriterien.

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