Das Methodische Vorgehensmodell im Detail: Phase 1
Einen Gesamtüberblick haben Sie schon zum Methodischen Vorgehensmodell für ein Kriterien basiertes Auswahlverfahren von Software-Lösungen, um ein ITIL-basiertes IT Service Management zu unterstützen. Heute möchte ich ein wenig mehr ins Detail gehen – mit dem Erläutern der Phase 1.
Phase 1: Initialisierung & Review
Diese Phase der Evaluierung ist im Grunde genommen wie ein Projektstart. Idealerweise ist das gesamte Projekt an einer Projekt Management Methodik angelehnt. Dadurch wird sichergestellt, dass:
- ein Business Case vorhanden und das Projekt somit gerechtfertigt ist
- Ergebnisse und deren Qualitätsstandards definiert sind
- Kommunikationswege definiert und beteiligte Parteien möglichst früh in die Produktentwicklung involviert werden
- Rollen und Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind
- Ressourcen, Aufwände und Kosten entsprechend geplant wurden
- Messkriterien aufgestellt sind, um Projekt(zwischen)ziele zu bewerten
- die Qualität der zu liefernden Produkte ständig überprüft und gesichert wird
Das Projekt kann erst durchgeführt werden, wenn die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten definiert worden sind – wer ist Projektleiter, wer ist eine Eskalationsinstanz, etc. Der Projektleiter muss nun folgende Inhalte klären:
- Dokumentation des Hintergrunds für das Projekt
- Projektdefinition – erläutern, was das Projekt erreichen soll
- Projektziele – was ist das Ziel (nach den SMART-Kriterien) des Projekts
- Projektumfang und Ausschlüsse
- Durchzuführende Arbeiten und/oder gewünschte Ergebnisse
- Beschränkungen
- Schnittstellen
- Beschreibung, wie das Projekt die Business Strategie, Pläne oder Programme unterstützt
- Gründe, warum das Projekt nötig ist
- Projekttoleranzen
- Kundenqualitätserwartungen
- Akzeptanzkriterien
- Bekannte Risiken und kritische Erfolgsfaktoren
SMART ist ein Akronym für „Specific-Measurable-Accepted-Realistic-Timely“ und unterstützt im Projektmanagement die eindeutige Definition von Zielen. Im Deutschen kann man den Begriff so übersetzen:
S | spezifisch – Ziele müssen eindeutig definiert sein (so präzise wie möglich)
M | messbar – Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).
A | ausführbar – Erreichbare Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein (Attraktivität)
R | realistisch – Ziele müssen möglich sein
T | terminierbar – Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss
Ein Ziel ist S.M.A.R.T. nur dann, wenn es diese fünf Bedingungen erfüllt.
Mit diesem Vorgehen in Phase 1 ist schon mal ein wesentlicher Grundstock gelegt. Im nächsten Blog geht’s um Details zur Analyse der Anforderungen, den Zielpersonen, dem Anforderungskatalog sowie unterschiedlichster Kriterien.
