Herausforderung Toolauswahl
Vorgehensmodell für ein Kriterien basiertes Auswahlverfahren von Software-Lösungen
Unternehmen brauchen Informationen – über Kunden, deren Verhalten, den Markt, Prozesse, Strukturen und vieles mehr. Die gesammelten Informationen werden zentral in der IT verwaltet, was im Umkehrschluss bedeutet: Für die IT sind Information die Existenzgrundlage.
IT Service Management – kurz ITSM – hat in Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen und im öffentlichen Dienst in den vergangenen Jahren nachhaltig an Bedeutung gewonnen. Für das Verwalten von Informationen im IT Service Management gibt es ein Rahmenwerk – das Information Technology Infrastructure Library (ITIL®). Doch mit der stetig wachsenden Anzahl von Organisationen, die sich diesem Thema stellen, steigt auch die Bedeutung der Software-Tools, die für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessen schlichtweg unentbehrlich sind.
So ist in den letzten Jahren der Markt für ITSM-Tools mit ganz unterschiedlichem Funktionsumfang rapide gewachsen. Ebenso die Anzahl der Software-Tools, die als ITIL-konform bezeichnet werden können. Gerade im Bereich der Informationstechnologie (IT) wird durch Frameworks immer mehr eine hohe Automatisierung angestrebt.
Nun gibt es eine Vielzahl von Workflow-basierten Prozessen, die heutzutage von verschiedenen Lösungen automatisiert bzw. unterstützt werden. Da stellen Sie sich nun mit Recht die Frage: Wie wähle ich aus all diesen Lösungen die richtige für mich aus?
Diese Entscheidung bzw. Auswahl möchte ich Ihnen mit dem hier dargestellten Vorgehensmodell erheblich erleichtern. Heute bekommen Sie einen Überblick der Phasen zum Modell, in den nächsten Blogs möchte ich dann auf die einzelnen Phasen detaillierter eingehen.
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Phase 1: Initialisierung und Review
Diese Phase dient vor allem zum allgemeinen Verständnis. Außerdem soll hier sichergestellt werden, dass allen Projektbeteiligten die Ziele und die kritischen Erfolgsfaktoren bekannt sind und die entsprechende Projektorganisation abgestimmt ist. Diese Phase ist nach einer klassischen Projekt Management Methode aufgesetzt.
Phase 2: Analyse und Marktrecherche
In der Analyse-Phase werden die Anforderungen an eine Software-Lösung innerhalb des Unternehmens oder Unternehmensbereichs identifiziert, dokumentiert und gefiltert.
Phase 3: Informationsgewinnung
Diese Phase dient dazu, Fragenkatalog und Bewertungsmatrix auf Basis der evaluierten Anforderungen sowie der Recherche nach geeigneten Herstellern durch eine Vorauswahl zu erstellen.
Der größte Teil beschreibt die Informationsgewinnung einzelner Software-Lösungen:
- Erstellen einer kompletten Übersicht aller möglichen Hersteller
- Produktinformationsanforderung seitens der Produkthersteller
- Abwägen der Anforderungen und Dokumentieren der Erkenntnisse
- Auswählen entsprechender Hersteller in einer Short List
- Konsolidieren der Anforderungen in einem kundenspezifischen Fragekatalog
- Versenden des Fragenkatalogs an ausgewählte Hersteller
Phase 4: Tool-Entscheidung
Anhand der Antworten der Hersteller und der eigenen Gewichtungen ist man dann in der Lage, eine Entscheidungsmatrix aufzubauen. Diese unterstützt bei der konkreten Auswahl der potentiellen Hersteller, die dann zu Demo-Terminen eingeladen werden können.
In diesen Terminen können dann die Lösungen anhand von Szenarien verglichen werden und deren Ergebnisse fließen anschließend in eine Management Summary ein. Auf Basis dieser Summary kann dann eine fundierte Entscheidung getroffen werden, welche Lösung zum Einsatz kommen soll.
Wie die einzelnen Phasen zum Methodischen Vorgehensmodell für ein Kriterien basiertes Auswahlverfahren von Software-Lösungen aussehen, um in ITIL-basiertes IT Service Management zu unterstützen, zeige ich in den nächsten Blogs.
