Hilfreiche Tipps für eine durchgängige Service-Orientierung

Ich will das mal an einem Beispiel darstellen – der Automatisierung der Personalabteilungsprozesse, denn dort kann man viele Services automatisiert optimieren:

Zeitaufwand minimieren
Bei Einstellungen, Versetzungen oder Verabschiedungen von Mitarbeitern gibt es häufig noch unnötige und zeitaufwendige Laufzettel, Handakten sowie weitere manuell aufwendige Aktivitäten. Dafür gibt es Abhilfe: Ein Service Management-Prozesses namens Service Request Fulfillment und eine etablierte Service Management-Software-Lösung, mit denen sich viele HR-Prozesse automatisieren lassen.

Für einen Onboarding-Prozess bedeutet das beispielsweise, dass für die Vertragsgestaltung die involvierten Abteilungen Aufgaben zugewiesen bekommen. Diese müssen dann nach definierten Vorgaben zeitlich und inhaltlich bearbeiten werden. Durch den so definierten Workflow können dann die darauffolgenden Aufgaben wieder beim nächsten Verantwortlichen starten. Auf diese Weise wird eine zeitnahe und strukturierte Abarbeitung gesichert. Das ist schon mal ein erster Schritt in eine serviceorientiertere Organisation.

Zugriffrechte geben Freiheiten
Aber nicht nur beim Beschaffen von Manpower helfen diese Lösungen, sondern auch dann, wenn Materialbeschaffungsprozesse erleichtert werden sollen, was zusätzliche Zeit für den Prozessablauf einspart. So können zusätzlich über den Workflow die Bestellung von erforderlichen Arbeitsmitteln – wie zum Beispiel Arbeitsplatzausstattung wie Desktop, Laptop, Monitore, Drucker, etc. – die benötigten Zugriffsrechte, Visitenkarten und die Bestellung von Firmenwagen abgebildet werden. Alle benötigten Businessbereiche werden so über eine technische Lösung in den Ablauf einbezogen. Auf diese Weise kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich der Request befindet, wer gerade eine Aufgabe bearbeitet und wie der aktuelle Status ist. Transparenz sichergestellt!

Business-Abläufe unterstützen 
Enterprise Service Management bietet noch viel mehr und das genannte Personalbereichsthema ist lediglich ein Beispiel von vielen, wie das Business von den Mechanismen und Methoden der IT maßgeblich profitieren kann. Diese Abläufe sind ebenfalls im Finance & Sales Bereich, Fuhrpark und Facility Management abbildbar und helfen der IT dabei, viele Businessabläufe über eine Service Management Suite zu unterstützen.

Wenn die IT demnach die Prozesse bei sich bereits etabliert hat, kann sie das Business perfekt im Adaptieren der Prozesse unterstützen.

In den nächsten Blogs bekommen Sie weitere Serviceideen, in denen ich Ihnen Beispiele und Möglichkeiten aufzeige, wie sie Ihre Organisation serviceorientierter aufstellen können.